O pisaniu dobrych listów
Co sprawia, że list jest dobry?
Dobry list niemal od razu jasno określa trzy rzeczy: kto pisze, czego chce i o co prosi czytelnika. Cała reszta to kwestia układu.
Listy najczęściej zawodzą, gdy prośba zostaje ukryta w treści. Strona wyjaśnień, po której dopiero w ostatnim akapicie pojawia się prośba, wymaga od czytelnika, by przez cały czas miał wszystko na uwadze i zastanawiał się, do czego to zmierza — a większość ludzi przestaje się nad tym zastanawiać, zanim dotrze do końca.
Ton to element, który rzeczywiście różni się w zależności od sytuacji. Skarga, rezygnacja, list motywacyjny i wiadomość z pierwszym kontaktem mają wspólną strukturę, ale niemal nic poza tym — dlatego ogólne szablony listów brzmią tak źle.
Co zawrzeć w liście
- Pierwsze zdanie, które wyjaśnia, kim jesteś i dlaczego piszesz.
- Prośbę lub główny cel — przedstawione jasno i na początku.
- Tylko taki kontekst, który jest potrzebny, aby prośba była uzasadniona.
- Szczegóły: daty, numery referencyjne, nazwiska, kwoty.
- Jasno określony kolejny krok, wraz z informacją, co się stanie w przypadku braku odpowiedzi.
- Ton dopasowany do relacji, a nie do szablonu.
Typowe błędy
- Rozpoczynanie od kilku zdań wstępu, zanim przejdzie się do powodu napisania wiadomości.
- Nadmierna formalność, która przesłania znaczenie.
- Niejasne określenie tego, o co właściwie się prosi.
- Emocje w piśmie, które powinno stanowić dokumentację, szczególnie w przypadku skarg.
- Długość. Niemal każdy list zyskuje na skróceniu.
Listy i działania outreachowe
Większość listów pisanych w celach marketingowych to wiadomości outreachowe: prośby o zapoznanie się z czymś, opisanie tego lub zamieszczenie do tego linku. W takich przypadkach zasady stają się znacznie bardziej rygorystyczne, ponieważ odbiorca nic ci nie zawdzięcza i w tym tygodniu otrzymał już pięć podobnych wiadomości.
Skuteczność zapewniają konkretność i zwięzłość. Wiadomość pokazująca, że zapoznałeś się z ich pracą, i zawierająca prośbę o jedną jasno określoną rzecz przynosi lepsze rezultaty niż jakiekolwiek pochlebstwa czy personalizacja oparta na szablonie.
Nie sprawdza się nic, co wygląda na masowo generowane, co jest obecnie domyślnym założeniem i powodem spadku wskaźników odpowiedzi.
Kiedy generator listów AI pomaga, a kiedy nie
Dobrze radzi sobie ze strukturą i doborem stylu. Jeśli nie masz pewności, jak formalny powinien być list rezygnacyjny lub w jakiej kolejności skarga powinna przedstawiać fakty, generator listów AI w kilka sekund zapewni Ci kompetentny szablon.
Nie jest jednak w stanie dostarczyć szczegółów, które nadają listowi wiarygodność, a to one zwykle stanowią jego zasadniczą treść: dat, numeru referencyjnego i informacji o tym, co właściwie się wydarzyło.
Zwłaszcza w przypadku działań outreach wysyłanie wygenerowanego tekstu bez edycji przynosi efekt przeciwny do zamierzonego. Odbiorca potrafi to rozpoznać, a jakość szablonu jest dokładnie tym, pod kątem czego filtruje wiadomości.
Korzystanie z generatora listów AI
Opisz potrzebny list, uwzględniając relację z odbiorcą i oczekiwany rezultat, a narzędzie przygotuje jego wersję roboczą. Im więcej szczegółów podasz na temat sytuacji, tym mniej ogólny będzie wynik.
Następnie zastąp symbole zastępcze konkretnymi informacjami, usuń wszystko, co nie służy realizacji prośby, i przeczytaj list raz jeszcze z perspektywy odbiorcy. Na tym etapie większość listów skraca się o jedną trzecią i zyskuje na jakości.
Co dalej
Skuteczność działań outreach zależy od tego, czy Twoje wiadomości faktycznie docierają do odbiorców. Upewnij się, że rekordy
SPF i
DMARC są skonfigurowane, oraz sprawdź, czy Twoja witryna publikuje adresy
adresy e-mailowe w sposób zachęcający do spamu, przed którym mają chronić te rekordy.