Over het schrijven van goede brieven
Wat maakt een goede brief?
Een goede brief maakt vrijwel onmiddellijk drie dingen duidelijk: wie de brief schrijft, wat die persoon wil en wat de lezer wordt gevraagd te doen. Al het overige is een kwestie van ordening.
Brieven mislukken meestal doordat het verzoek wordt verstopt. Een pagina met context, gevolgd door een verzoek in de laatste alinea, vraagt van de lezer om alles in gedachten te houden en zich ondertussen af te vragen waar het naartoe gaat. De meeste mensen blijven zich dat niet tot het einde afvragen.
De toon is het onderdeel dat echt per situatie verschilt. Een klacht, een ontslagbrief, een sollicitatiebrief en een ongevraagd benaderingsbericht hebben een vergelijkbare structuur en vrijwel niets anders gemeen. Daarom lezen algemene briefsjablonen zo slecht.
Wat je in een brief moet opnemen
- Een eerste zin waarin je duidelijk maakt wie je bent en waarom je schrijft.
- Het verzoek of de kern, vroeg in de brief en duidelijk geformuleerd.
- Alleen de context die nodig is om dat verzoek redelijk te maken.
- Specifieke gegevens: datums, referentienummers, namen en bedragen.
- Een duidelijke volgende stap, inclusief wat er gebeurt als er geen reactie komt.
- Een toon die is afgestemd op de relatie, niet op een sjabloon.
Veelgemaakte fouten
- Openen met meerdere zinnen vol inleiding voordat je bij de reden van het schrijven komt.
- Een overdreven formele stijl die de betekenis verhult.
- Vaagheid over wat er precies wordt gevraagd.
- Emotie in een brief die als verslag moet dienen, met name bij klachten.
- Lengte. Vrijwel elke brief wordt beter door hem korter te maken.
Brieven en benadering
De meeste brieven die voor marketingdoeleinden worden geschreven, zijn benaderingsberichten: iemand vragen om iets te bekijken, er aandacht aan te besteden of ernaar te linken. Daar worden de regels aanzienlijk strenger, omdat de lezer je niets verschuldigd is en deze week al vijf vergelijkbare berichten heeft ontvangen.
Wat werkt, is specificiteit en beknoptheid. Een bericht waaruit blijkt dat je hun werk hebt gelezen en waarin je om één duidelijk omschreven actie vraagt, presteert beter dan welke hoeveelheid vleierij of personalisatie op basis van een template dan ook.
Wat niet werkt, is alles wat klinkt alsof het op grote schaal is gegenereerd. Dat is inmiddels de standaardaanname en de reden waarom de responspercentages zijn gedaald.
Waar een AI-briefgenerator helpt en waar niet
Het is goed in structuur en taalregister. Als je niet zeker weet hoe formeel een ontslagbrief moet zijn of in welke volgorde een klacht de feiten moet presenteren, geeft een AI-briefgenerator je binnen enkele seconden een vakkundig raamwerk.
Het kan niet de specifieke details leveren die een brief geloofwaardig maken, en juist die vormen meestal de volledige inhoud: de datums, het referentienummer, wat er daadwerkelijk is gebeurd.
Voor outreach in het bijzonder is het versturen van onbewerkte, gegenereerde tekst contraproductief. De ontvanger merkt het, en juist de kwaliteit van de sjabloontekst is waar hij of zij op filtert.
De AI-briefgenerator gebruiken
Beschrijf de brief die je nodig hebt, inclusief de relatie en het gewenste resultaat, en de tool stelt er een op. Hoe meer je over de situatie vertelt, hoe minder algemeen het resultaat wordt.
Vervang vervolgens de tijdelijke aanduidingen door concrete details, verwijder alles wat niet bijdraagt aan het verzoek en lees de brief één keer vanuit het perspectief van de ontvanger. De meeste brieven worden in die stap een derde korter en daardoor beter.
Waar je nu verder kunt gaan
Outreach staat of valt ermee dat je e-mail daadwerkelijk aankomt. Controleer of je
SPF- en
DMARC-records correct zijn ingesteld en ga na of je website
e-mailadressen publiceert op een manier die spam uitlokt waartegen die records je juist moeten beschermen.