Een SEO-klant krijgen is moeilijk. Je wilt er dus voor zorgen dat je hen zo lang mogelijk behoudt. En hier kan effectief beheer van SEO-klanten bij helpen.
De meeste bureaus richten zich sterk op prospecting en pitchen en moeten vervolgens improviseren zodra het werk daadwerkelijk begint.
Deadlines worden gemist en klanten blijven stil. Dan krijg je op een dag de e-mail die niemand wil ontvangen: "We hebben besloten een andere richting in te slaan."
Die annulering gebeurt zelden vanwege slechte SEO. Een van de belangrijkste redenen dat dit gebeurt, is slecht klantbeheer.
Effectief SEO-klantbeheer is wat bureaus die gestaag groeien onderscheidt van bureaus die vastzitten in een constante cyclus van klantverloop en vervanging.
Deze gids legt precies uit wat SEO-klantbeheer is, waarom het belangrijk is en hoe je het goed doet.
Wat is SEO-klantbeheer?
SEO-klantbeheer is het doorlopende proces van het organiseren, communiceren en leveren van SEO-diensten aan klanten op een manier die vertrouwen opbouwt en meetbare resultaten oplevert. Het omvat alles, van het eerste onboardinggesprek tot maandelijkse rapportages, scopebeheer en contractverlengingen.
Goed SEO-klantbeheer betekent dat uw klanten altijd weten wat er gebeurt, waarom het gebeurt en wat ze daarna kunnen verwachten. Ze voelen zich partners en niet alleen mensen die facturen betalen.
Slecht SEO-klantbeheer ziet eruit als gemiste check-ins, vage rapportage, scope creep en klanten die zich genegeerd voelen.
Zelfs geweldige SEO-resultaten kunnen een relatie die lijdt onder slechte communicatie met de klant niet redden.
Waarom SEO-klantbeheer essentieel is voor bureaus
Het werven van een nieuwe klant is over het algemeen duurder dan het behouden van een bestaande klant.
Hoewel de exacte kloof varieert per bureau, verkoopcyclus en dienstenmix, schat onderzoek dat wordt aangehaald door Harvard Business Review dat klantenwerving, afhankelijk van de sector, vijf keer meer kan kosten dan klantbehoud.
SEO is een spel voor de lange termijn. Het duurt soms drie tot zes maanden voordat er een betekenisvolle verandering zichtbaar wordt.
Dat tijdsvenster is kwetsbaar. Klanten die zich in die periode niet geïnformeerd of zeker voelen, zullen vertrekken voordat het werk de kans krijgt om zich terug te betalen.
Dat is precies waarom Brian Gorman, een SEO-consultant met jarenlange ervaring in het runnen van bureaus, zegt dat vroege communicatie cruciaal is.
We informeren klanten en scheppen al vroeg in het verkoopproces verwachtingen, te beginnen met marktpositionering — waar ze zich ten opzichte van de concurrentie bevinden op het gebied van autoriteit, rangschikkende zoekwoorden, verwijzende domeinen en, voor lokale bedrijven, beoordelingen en volgers op sociale media.
Dat geeft ons iets kwantificeerbaars om tegen af te zetten.
- Brian Gorman, oprichter van Brian Gorman Consulting
Sterk SEO-klantbeheer kan helpen die kloof te dichten en klanten gerust te stellen tijdens de beginfase van een nieuwe relatie.
Het houdt klanten betrokken en stelt hen gerust tijdens de fase waarin de resultaten langzaam worden opgebouwd. Het creëert ook het soort vertrouwen dat leidt tot uitgebreidere retainercontracten, upsells en doorverwijzingen — de meest kosteneffectieve groeimiddelen waarover een bureau beschikt.
SEO-klanten goed beheren is in essentie een communicatie- en organisatieprobleem.
Hoe SEO-klanten beheren
1. Stel duidelijke scope, doelen en succesmetrics vast voordat het werk begint
De meest voorkomende bron van frustratie bij klanten zijn niet op elkaar afgestemde verwachtingen. Wanneer een klant denkt dat hij één ding krijgt en iets anders ontvangt, verslechtert de relatie snel.
Wees specifiek voordat er wordt begonnen. Hoe ziet succes eruit na 3 maanden? Na 6 maanden?
Elke duurzame klantrelatie heeft één ding gemeen. Aan het begin van de relatie kwamen beide partijen overeen hoe succes eruitziet en maten ze hun prestaties consequent af aan die definitie.
Agentschappen die dat gesprek vermijden, zijn voortdurend bezig met het managen van verwachtingen, wat uitputtend is voor jou en je team en duur voor je klanten.
- Matt Benton, CEO van Real Time Marketing
Wat zijn de SEO-KPI's waarover jullie overeenstemming hebben bereikt? Wat valt er expliciet buiten de scope?
Documenteer alles en zorg voor goedkeuring. Dit beschermt beide partijen en geeft je een referentiepunt om op terug te vallen wanneer voortgangsgesprekken lastig worden.
2. Plaats elke klant in een gestructureerd SEO-onboardingproces
Uw klantintroductieproces is de eerste echte indruk van hoe u te werk gaat. Een rommelige, geïmproviseerde introductie geeft klanten het signaal dat de rest van de samenwerking misschien hetzelfde zal zijn.
Een solide onboardingproces voor SEO-cliënten moet het volgende omvatten:
- Een startgesprek om doelstellingen, tijdlijnen en communicatievoorkeuren op elkaar af te stemmen
- Toegangsverzoeken voor Google Analytics, Google Search Console en het CMS van de website
- Een nulmeting om de huidige staat van de website vast te leggen
- Een welkomstdocument met een overzicht van wat u kunt verwachten in de eerste 30, 60 en 90 dagen
- Een aangewezen contactpersoon aan beide kanten
Een gestructureerd onboardingproces zorgt al vroeg voor vertrouwen. Het laat klanten zien dat ze de juiste keuze hebben gemaakt door voor jouw bureau te kiezen.
3. Bouw een SEO-roadmap
Zodra de onboarding is voltooid, stel je een duidelijke SEO-roadmap op waarin het geplande werk voor de komende 3 tot 6 maanden wordt uiteengezet.
Verdeel het in fasen, zoals technische verbeteringen, on-page-optimalisatie, content en linkbuilding, en koppel aan elke fase globale tijdlijnen.
De routekaart dient twee doelen.
Ten eerste geeft het je team een duidelijk leveringsplan. Ten tweede biedt het klanten een visuele referentie waarnaar ze kunnen terugkeren wanneer ze zich afvragen waar je aan werkt.
Werk de roadmap bij als prioriteiten verschuiven. Door deze actueel te houden, laat je klanten zien dat de samenwerking actief en doelgericht is, en niet op de automatische piloot draait.
4. Creëer één bron van waarheid voor elke klant
Wanneer informatie verspreid is over e-mails, Slack-threads, Google Docs en spreadsheets, raakt er van alles tussen wal en schip.
Klanten stellen vragen die al beantwoord zijn. Teamleden missen context. Belangrijke beslissingen raken verloren.
Los dit op door één centrale locatie te creëren met daarin de SEO-roadmap, vergadernotities, de status van deliverables, zoekwoorddoelen en rapportagegeschiedenis.
Dit kan een gedeelde map in Google Drive, een speciale werkruimte in ClickUp of een klantenportaal zijn.
Welke tool je ook gebruikt, maakt niet uit; het belangrijkste is dat je deze daadwerkelijk up-to-date houdt.
Wanneer iedereen weet waar hij informatie kan vinden, verloopt de communicatie veel soepeler.
We wijzen ook één contactpersoon aan voor elk account, zodat klanten, zelfs wanneer specialisten achter de schermen werken, altijd weten wie ze moeten bellen en de verantwoordelijkheid duidelijk blijft.
- Doug Darroch, Managing Director bij Renaissance Digital Marketing
5. Maak klantcommunicatie voorspelbaar
Klanten zouden niet achter je aan moeten hoeven voor updates. Voorspelbare communicatie is een van de meest waardevolle dingen die je kunt bieden.
Stel aan het begin van elke samenwerking een communicatiefrequentie vast. Dit kan er als volgt uitzien:
- Maandelijkse rapporten met een schriftelijke samenvatting van resultaten, ondernomen acties en volgende stappen
- Tweewekelijkse of maandelijkse gesprekken om de voortgang te bespreken en eventuele zorgen aan te pakken
- Ad-hocupdates voor urgente problemen of belangrijke successen
Het is belangrijk dat je je aan het schema houdt.
Zelfs als er in een bepaalde maand niet veel te melden is, zorgt consequent aanwezig zijn voor vertrouwen.
Stilte daarentegen wekt angst op en angstige cliënten gaan op zoek naar alternatieven.
We spreken vanaf dag één van hun project een communicatieritme af.
Bij ons bestaat dat uit een maandelijks strategisch overleg, plus realtime-updates in één gedeeld kanaal. Klanten die precies weten wanneer ze van je horen, sturen je niet om 23.00 uur in paniek een e-mail met de vraag naar de voortgang.
- Adam Binder, oprichter & CEO van Creative Click Media
In Ascend2’s 2020 Agency Trends Survey was responsiviteit de op één na meest gewenste eigenschap van een bureau, geselecteerd door 54% van de ondervraagde marketingprofessionals, net achter creativiteit met 55%.
6. Standaardiseer uw SEO-processen
Het opschalen van een klantenbestand is vrijwel onmogelijk zonder gestandaardiseerde processen. Wanneer elke samenwerking anders verloopt, wordt de kwaliteit inconsistent en duurt het eindeloos om nieuwe teamleden in te werken.
Stel een SEO-SOP (Standard Operating Procedure) op voor je belangrijkste opleveringen. Dit omvat audits, on-page-optimalisatie, maandelijkse rapportages en outreach voor linkbuilding.
Gestandaardiseerde processen maken het eenvoudiger om SEO-klanten op schaal te beheren, omdat je team minder tijd besteedt aan uitzoeken wat er moet gebeuren en meer tijd aan het daadwerkelijk uitvoeren ervan.
7. Vraag om feedback, vier successen en plan de volgende fase
Maak er een gewoonte van om gedurende de samenwerking om feedback te vragen.
Een korte enquête of een eerlijk gesprek van vijf minuten kan problemen aan het licht brengen waarvan je anders nooit zou weten.
Wanneer mijlpalen worden bereikt, vier ze dan. Het behalen van een top-drieklassering, het verdubbelen van organisch verkeer of het genereren van een recordmaand aan leads verdient erkenning.
Belangrijk: Deel de winst met de klant. Het benadrukt de waarde van het werk en versterkt de relatie.
Plan tot slot altijd de volgende fase. Klanten die het gevoel hebben dat de samenwerking vooruitgaat en zich ontwikkelt, zullen veel minder snel opzeggen dan klanten die het gevoel hebben dat deze is stilgevallen.
Beste tools voor het beheren van SEO-klanten
Goede processen hebben goede tools nodig. Hier volgt een overzicht van de beste opties voor verschillende onderdelen van SEO-klantbeheer.
SEOptimer: Beste voor SEO-levering, rapportage en taakbeheer
SEOptimer is speciaal ontwikkeld voor SEO-bureaus.
Het behandelt de technische kant van SEO-klantbeheer, inclusief geautomatiseerde website-audits, white-labelrapportage en SEO-taakbeheer op één platform.
Met SEOptimer kunt u merkrapporten voor elke klant genereren, geautomatiseerde audits inplannen, rankings monitoren en technische problemen in de loop van de tijd volgen.
Alles wordt overzichtelijk gepresenteerd, zodat klanten hun resultaten gemakkelijk kunnen begrijpen zonder SEO-achtergrond.
HubSpot of Pipedrive: Beste voor CRM en klantgegevens
Een CRM is de ruggengraat van klantrelatiebeheer. HubSpot en Pipedrive centraliseren beide contactgegevens van klanten, communicatiegeschiedenis, contractgegevens en de status van de verkoopfunnel op één plek.
HubSpot biedt een robuuste gratis versie en schaalt goed mee naarmate je bureau groeit. Pipedrive is slanker en beter geschikt voor bureaus die een eenvoudige, verkoopgerichte CRM willen zonder extra complexiteit.
Beide opties zorgen ervoor dat er geen klantinteractie verloren gaat en dat elk teamlid de benodigde context heeft voordat hij of zij aan een gesprek deelneemt.
ClickUp: Beste voor projectoplevering aan meerdere klanten
ClickUp is een projectmanagementplatform dat goed werkt voor bureaus die tegelijkertijd meerdere SEO-klanten beheren.
Je kunt voor elke klant afzonderlijke werkruimten aanmaken, taken toewijzen aan teamleden, deadlines instellen en de voortgang van elke samenwerking vanuit één dashboard volgen.
Gantt-diagrammen, Kanban-borden en lijstweergaven maken het eenvoudig om knelpunten te signaleren en de oplevering op schema te houden. ClickUp integreert ook met de meeste andere tools die bureaus gebruiken, zodat het naadloos in een bestaande workflow past.
Google Workspace: Beste keuze voor cliëntdocumenten, rapportage en goedkeuringen
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides en Drive) blijft een van de meest praktische en toegankelijke tools voor dagelijks SEO-klantenbeheer.
Hier stellen de meeste bureaus rapporten op, slaan ze strategiedocumenten op en werken ze samen aan opleveringen.
Het echte voordeel is eenvoud. Klanten kunnen zonder enige leercurve toegang krijgen tot gedeelde mappen. Goedkeuringsworkflows zijn eenvoudig te beheren via opmerkingen en versiegeschiedenis. Voor bureaus die een lichte maar betrouwbare documentlaag willen, is Google Workspace moeilijk te overtreffen.
Slack: Het beste voor interne teamcommunicatie
Slack houdt je interne team op één lijn zonder ieders inbox te overspoelen.
Je kunt speciale kanalen voor elke klant aanmaken, updates delen, problemen signaleren en snel de juiste mensen erbij betrekken.
Slack werkt het best als een intern hulpmiddel in plaats van als een direct communicatiekanaal met klanten.
Het mengen van gesprekken met klanten en teamgesprekken leidt vaak tot verwarring. Houd communicatie met klanten in e-mail of je rapportageplatform en gebruik Slack om achter de schermen te coördineren.
Afronding
SEO-cliëntbeheer is geen soft skill die je óf wel óf niet hebt.
Het is een systeem dat is opgebouwd uit duidelijke processen, consistente communicatie en de juiste hulpmiddelen die samenwerken.
Agencies die SEO-klanten goed beheren, behouden hen langer, ontvangen meer doorverwijzingen en besteden minder tijd aan brandjes blussen. De agencies die hiermee worstelen, hebben doorgaans uitstekende SEO-kennis, maar geen herhaalbaar framework voor de klantgerichte kant van het werk.
Begin met het controleren van je huidige cliëntbeheerproces. Waar zitten de hiaten? Op welke momenten haken cliënten doorgaans af?
Verbeter je klantbeheerproces nadat je die vragen hebt beantwoord.
De bureaus die op lange termijn winnen, zijn niet altijd de beste in SEO. Ze zijn het beste in ervoor zorgen dat klanten zich geïnformeerd, gewaardeerd en ervan overtuigd voelen dat het werk de juiste kant op gaat.
Klaar om je SEO-klantbeheerproces te stroomlijnen? Begin met een gratis proefperiode van 14 dagen met SEOptimer en ontdek hoe geautomatiseerde audits en white-labelrapportage je team elke maand uren kunnen besparen.
Veelgestelde vragen
Wat is SEO-klantbeheer?
SEO-klantbeheer is het proces van het organiseren van, communiceren met en leveren van resultaten aan SEO-klanten gedurende een samenwerking.
Waarom zeggen SEO-klanten hun contracten op?
Klanten die zich niet geïnformeerd of ondergewaardeerd voelen, zullen veel eerder afhaken, zelfs wanneer de posities verbeteren.
Hoe vaak moet ik communiceren met SEO-klanten?
Stuur minimaal maandelijks een voortgangsrapport en plan een maandelijks gesprek.
Actievere cliënten of cliënten in competitieve campagnes kunnen baat hebben bij tweewekelijkse check-ins.
Wat moet worden opgenomen in de onboarding van SEO-klanten?
Een sterk onboardingproces voor SEO-klanten moet een kick-offgesprek, toegang tot analyse- en CMS-platforms, een nulmetingaudit, een 30/60/90-dagenplan en een duidelijke uiteenzetting van deliverables, tijdlijnen en communicatievoorkeuren omvatten.
Welke tools gebruiken SEO-bureaus om klanten te beheren?
De meeste SEO-bureaus gebruiken een combinatie van tools: SEOptimer voor audits en rapportages, een CRM zoals HubSpot of Pipedrive voor klantgegevens, ClickUp of Asana voor projectmanagement, Google Workspace voor documenten en Slack voor interne communicatie.
Hoe beheer ik meerdere SEO-klanten tegelijk?
Het effectief beheren van meerdere SEO-klanten vereist gestandaardiseerde processen, een projectmanagementtool en een voorspelbaar communicatieschema.
Wat is het verschil tussen SEO-klantbeheer en projectmanagement?
SEO-projectmanagement richt zich op de oplevering van taken. Terwijl SEO-klantmanagement breder is en ook de relatielaag omvat: communicatie, het stellen van verwachtingen, feedbackloops en retentiestrategie.
Beide zijn noodzakelijk voor het laten groeien van een winstgevend bureau.
